Programme d’investissement pour des expositions virtuelles - Procédure destinée aux partenaires de projets du RCIP ou du MVC pour le versement de leurs données dans Artefacts Canada
Le 3 mai 2010
Renseignements essentiels
Comme le précise votre contrat avec le MVC, vous devrez verser des enregistrements et des images de vos collections dans Artefacts Canada. Il sera alors possible de les faire connaître à d’autres professionnels du domaine muséal et au grand public grâce à la Galerie d’images du MVC et à Artefacts Canada. Nous vous encourageons à envoyer autant d’enregistrements et d’images de vos collections que possible, même s’ils ne font pas partie de votre exposition du MVC. Tous les enregistrements de vos collections que vous soumettez figureront dans Artefacts Canada, et ceux incluant des images seront aussi présentés dans la Galerie d’images du MVC.
Tous les renseignements dont vous avez besoin pour verser vos données dans Artefacts Canada se trouvent dans la section réservée aux membres du site du RCIP à l’adresse :
http://www.rcip-chin.gc.ca/adhesion-membership/acces-login/index-fra.jsp.
Vous devez posséder un système de gestion automatisée des collections pour nous faire parvenir vos données : un chiffrier Excel ou un progiciel de gestion des données, par exemple.
Il y a certainement lieu d’informer le directeur des collections ou le préposé au registre de votre établissement des exigences relatives à Artefacts Canada, et ce dès le début du projet.
Nous demeurons à votre entière disposition pour vous aider. N’hésitez pas à communiquer avec le centre de soutien technique du RCIP au 1-800-520-2446 ou par courriel à l’adresse service@chin.gc.ca.
Étape 1. Signature de l’Accord entre le RCIP et les établissements contributeurs
Votre établissement doit être membre du RCIP pour envoyer une proposition au Programme d’investissement du MVC ou signer le contrat. Veuillez imprimer, remplir et signer l’Accord entre le RCIP et les établissements contributeurs et le retourner au RCIP par la poste ou par télécopieur. Vous trouverez de l’information sur l’accord de contribution à l’adresse :
http://www.rcip-chin.gc.ca/adhesion-membership/information/demande-apply/contributeurs-contributors-fra.jsp.
Étape 2. Inscription à titre de contributeur
Remplissez le formulaire d’inscription en ligne à l’adresse :
http://daryl.chin.gc.ca:8080/cgi-bin/register.
Une fois que le formulaire en ligne sera rempli et envoyé, vous recevrez un courriel contenant votre code d’utilisateur et votre mot de passe pour le versement des données dans Artefacts Canada.
Étape 3. Examen des documents destinés aux contributeurs
Les Lignes directrices à l’intention des contributeurs décrivent les exigences que vous devez remplir et vous guident pour le versement de vos premières données en ligne. On peut consulter ce document dans le site Web du RCIP à l’adresse :
http://www.rcip-chin.gc.ca/docs/f_contributor.pdf.
Veuillez prendre note des exigences suivantes concernant les images :
Vignettes
125 à 150 pixels (maximum) pour la dimension la plus longue
Format de fichier : JPEG
Échelle de gris : 8 bits; couleurs : 24 bits
Taille du fichier : moins de 5 K
Images vidéo (pleine grandeur)
500 à 800 pixels (maximum) pour la dimension la plus longue
Format de fichier : JPEG
Échelle de gris : 8 bits; couleurs : 24 bits
Taille du fichier : moins de 50 K
Les fichiers d’images peuvent être hébergés dans le serveur du RCIP ou dans tout autre serveur choisi par votre établissement.
Veuillez consulter les Lignes directrices à l’intention des contributeurs pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences relatives aux données, y compris une liste des zones obligatoires.
Étape 4. Établissement d’une correspondance entre vos zones et celles du RCIP et envoi d’un fichier d’essai
Avant d’entreprendre le processus de contribution, vous devez d’abord établir une correspondance entre les zones de votre système de gestion des collections et celles du RCIP. Utilisez l’interface Web du tableau de correspondance qui est accessible en cliquant sur « Ajout ou mise à jour » à l’adresse :
http://www.rcip-chin.gc.ca/adhesion-membership/acces-login/artefacts-artefacts-fra.jsp.
On vous demandera d’ouvrir une session avec votre nom d’utilisateur et le mot de passe fournis à l’étape 2.
Cliquez sur le bouton « Modifier la table ». Le système affichera un tableau que vous pouvez employer pour établir une correspondance entre les zones de votre base de données et celles du RCIP. Pour obtenir de l’aide avec la correspondance des zones, vous pouvez consulter les Dictionnaires de données du RCIP dans le site Web Échange professionnel du RCIP à l’adresse http://www.pro.rcip-chin.gc.ca/index-fra.jsp. Une fois la correspondance terminée, le tableau sera sauvegardé de sorte que vous n’aurez plus à répéter cette opération à moins que vous ne souhaitiez faire un changement. Vous êtes maintenant prêt à « transférer » le fichier d’essai dans Artefacts Canada. Cliquez sur le bouton « Transférer le fichier »; vous pourrez alors « parcourir » votre système afin d’y trouver le fichier à transférer.
Étape 5. Vérification des données d’essai et envoi du fichier définitif au RCIP
Vingt-quatre heures après le transfert, vous pouvez examiner vos données d’essai afin de vérifier si la présentation des fichiers répond à vos attentes. Utilisez les liens fournis à la page suivante pour voir vos données dans la base de données d’essai appropriée à l’adresse :
http://www.rcip-chin.gc.ca/adhesion-membership/acces-login/artefacts-artefacts-fra.jsp.
Si vous éprouvez des problèmes, vous devrez peut-être apporter des changements au tableau de correspondance. Lorsque vous êtes satisfait de vos données, communiquez avec le RCIP pour l’informer que l’essai est terminé et que vous êtes prêt à transmettre votre fichier définitif. Pour ce faire, il suffit de suivre la même procédure que pour l’envoi du fichier d’essai. Pour de plus amples renseignements sur l’une des étapes du processus, veuillez consulter les Lignes directrices à l’intention des contributeurs à l’adresse http://www.rcip-chin.gc.ca/docs/f_contributor.pdf.
