Directives et instructions de catalogage

Février 2013

I - Recommandations

Nous suggérons que ce soit celui qui comprend bien le contenu de l'exposition qui catalogue le produit.
Vous voudrez peut-être imprimer le formulaire à l'avance pour vous aider à choisir ce que vous voulez entrer dans les différentes zones.
Il serait peut-être utile d'avoir deux fenêtres de navigation ouvertes en même temps (une pour l'outil de catalogage en anglais, l'autre pour l'outil en français).
Il pourrait également être utile d'avoir une fenêtre de plus ouverte avec l'exposition virtuelle, afin de vous y reporter ultérieurement, quand vous cherchez des mots clés et une description du produit.
Si vous cataloguez la version anglaise du produit, assurez-vous de bien être dans l'outil anglais et inversement, pour la version française.
La plupart des expositions virtuelles ont des pages d'accueil différentes en anglais et en français - si possible, choisissez l'URL approprié dans la langue correspondante.
Si le produit à être catalogué n'offre pas de page d'accueil distincte en anglais et en français, nous recommandons d'utiliser l'URL figurant sur la première page unilingue suivant la page d'accueil principale, pour cataloguer l'exposition.

NOTA : La description qui sera utilisée pour promouvoir l'exposition doit être envoyée à l'agent de programme à l'avance, afin que l'équipe de marketing du RCIP puisse la réviser. La version définitive approuvée doit ensuite être envoyée à la traduction. Ce sont les versions définitives qui doivent être utilisées au moment du catalogage.

II - Accès à l'outil de catalogage en français

Entrez l'adresse http://www.rcip-chin.gc.ca/adhesion-membership/index-fra.jsp.
Cliquez sur « Accès des membres » situé à gauche de l'écran.
Cliquez sur « Outil de catalogage pour les expositions virtuelles »Sous l'en-tête « Ajouts et mises à jour des enregistrements »
Une fenêtre apparaît, demandant un nom d'utilisateur et un mot de passe. Entrez le nom et le mot de passe attribués à votre établissement pour accéder au portail « Musées au Canada (Guide du MVC des établissements et de leurs activités) ». Si vous ne les avez pas encore reçus, contactez le service à la clientèle du RCIP, au 1-800-520-2446 ou au (819) 994-1200.
Cliquez sur « Ajouter votre matériel didactique ».
Cliquez sur « Le métacollecteur : formulaire de contribution ».
Dans la case, ajoutez l'URL de la page d'accueil du site Web en français. Si l'exposition virtuelle est hébergée sur le serveur du RCIP, vérifiez si l'adresse indiquée commence par « www.museevirtuel.ca ».

III - Accès à l'outil de catalogage en anglais (remarque : Ce document d'instructions est également offert en anglais)

Entrez l'adresse http://www.rcip-chin.gc.ca/adhesion-membership/index-eng.jsp.

Cliquez sur « Members Login » situé à gauche de l'écran.
Cliquez sur « Virtual Exhibit Cataloguing Tool » Sous l'en-tête « Add or Update Records ».
Cliquez sur « Add your Learning Material ».
Cliquez sur « The Metacollector: Contribution Form ».
Dans la case, ajoutez l'URL de la page d'accueil du site Web en anglais. Si l'exposition virtuelle est hébergée sur le serveur du RCIP, vérifiez si l'adresse indiquée commence par « www.virtualmuseum.ca ».

IV - Précisions sur des zones qui pourraient créer une certaine confusion ou qui nécessitent une attention particulière au moment de remplir le formulaire de catalogage

Titre (Title)

Il vaut mieux entrer le titre dans toutes les langues de présentation de l'exposition virtuelle.

Sujets / Domaines d'études (Subject / Curriculum Areas)

Ne choisissez dans la liste présentée que le sujet qui correspond le mieux au contenu de l'exposition virtuelle. Sélectionnez ensuite les termes les plus appropriées, dans le menu déroulant.

Mots clés (Keywords)

Vous pouvez utiliser les mots du glossaire ou autant de termes que vous le souhaitez pour faciliter la tâche des moteurs de recherche.

Description (Description)

Nous recommandons de faire appel à un membre de l'équipe de marketing du RCIP pour créer la description. La longueur du texte devrait être environ 150 mots.

Date de création (Date created)

Date à laquelle le produit a été mis à la disposition du public sur le Web.

Agent (Agent)

Pour les produits créés par l'entremise du Programme d'investissement :

Les musées et les établissements ayant participé à la création du produit doivent porter le titre de «Créateurs» («Creators»). - Les autres fournisseurs de contenu doivent être nommés «Contributeurs» («Contributors»).
Étant donné que l'exposition virtuelle est un produit du MVC, le RCIP n'a pas à être nommé.

Utilisation / Type de ressource (Usage / Resource Type)

Pour cataloguer le produit, veillez à ne sélectionner que le terme «Exposition virtuelle» («Virtual Exhibition»), dans les options du menu déroulant. Si le produit contient un jeu indépendant, celui-ci devra être catalogué séparément. *(Voir la section V)

Ressources connexes / Relation (Related Resources / Relation)

Veuillez tenir compte des éléments suivants lorsque vous choisissez une option du menu déroulant et que vous ajoutez de l'information dans la case de droite, intitulée «Courte description» («Short Description») :

Comporte une partie de (Has Part): Pour cataloguer la ressource principale (le produit tout entier), faites référence aux jeux, aux plans de cours ou à d'autres sous-sections éducatives qu'elle contient. Par exemple : En cataloguant l'exposition virtuelle «Papillons du nord et du sud», on pourrait ajouter la description suivante dans la case : «Cette exposition contient également une sous-section intitulée «Enseignants et jeux».
Fait partie de (Is Part of): Pour cataloguer la sous-section d'un produit principal (un jeu, un plan de cours ou autre matériel didactique), indiquez le titre du produit d'où vient cette sous-section. Par exemple : En cataloguant la page «Enseignants et jeux» de l'exposition «Papillons du nord et du sud», on pourrait ajouter la description suivante dans la case : «Pour obtenir de meilleurs résultats à ce jeu, consultez l'ensemble de l'exposition virtuelle «Papillons du nord et du sud».
Est une version de (Is Version of): Pour cataloguer un produit existant dans d'autres langues, c'est dans cette case qu'il faut entrer le titre des différentes versions. Par exemple : En cataloguant l'exposition virtuelle sur les papillons du nord et du sud en français, on inclurait les titres suivants dans la case : «Mariposas del norte y del sur» et «Butterflies North and South».
Est la base de (Is Based on): Pour cataloguer un produit lié à une exposition physique ou à une autre exposition virtuelle, c'est dans cette case qu'il faut entrer l'information. Par exemple : En cataloguant l'exposition virtuelle «Anno Domini», on inclurait l'information suivante dans la case : «Cette exposition virtuelle fait partie d'un plus vaste projet incluant une importante exposition physique qui a ouvert ses portes au Provincial Museum of Alberta à Edmonton, en octobre 2000».

Envoyer courriel à (Send email to)

Une fois le formulaire rempli, entrez dans la case «Envoyer courriel à» («Send email to») l'adresse de courriel de la personne qui intégrera les métadonnées au produit. Cette personne recevra alors un message automatisé généré par l'outil de catalogage qui l'informera sur les métadonnées à intégrer au produit. Vous devez cliquer sur le bouton «Envoyer courriel à» («Send email to») pour terminer le processus de catalogage.

V - *Catalogage d'un jeu faisant partie d'un produit virtuel

Pour cataloguer un jeu indépendamment du produit dont il fait partie, l'URL à utiliser doit être la page d'accès au jeu. Si le produit principal contient plus d'un jeu, seule la page générale des jeux doit être cataloguée (s'il en existe une), plutôt que de cataloguer chaque jeu un par un. Dans la section «Utilisation / Type de ressource» («Usage / Resource Type») du formulaire, choisissez bien le mot «jeu» («game») et non l'expression «Exposition virtuelle» («Virtual Exhibition»). De même, dans la zone «Ressources connexes / Relations» («Related Resources /Relation»), sélectionnez «Fait partie de» («Is part of»), au menu déroulant, et entrez dans la case de droite le titre du produit dans lequel se trouve le jeu.

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